Keistas lietuviškas pavadinimas outsourcingui – „veiklos ranga“, kuris nereiškia nei rangos (nes santykiai nėra kaip tarp užsakovo ir rangovo), nei su pagrindine veikla būna susijęs. Bet gal tai visgi nesvarbu, nes visvien, matyt supratote, apie ką kalbam. Dažniausiai tas antraeilių darbų perdavimas kitiems paslaugų teikėjams taip ir vadinamas – outsourcingas (kartais – „outsorcingas“).

šluotos, valymas

Jei visiškai visais dalykais rūpinsitės patys, gal kažkas gausis pigiau, bet ar tada liks laiko pagrindinei veiklai?

Turėti savo IT padalinį kainuoja brangiai, o susikalbėti su tuo padaliniu – irgi ne visada įmanoma. Taigi, nereta praktika būna paprasta – tiesiog užsisakyti visas tas pačias paslaugas iš kokios nors kitos įmonės. Kartais tai būna sėkmingas sprendimas. Kartais niekas nepasikeičia. O kartais viskas tragiškai pablogėja. Nuo ko tai priklauso?

Įsivaizduokite, kad kalbame ne apie IT paslaugas, o, pvz., apie valymo paslaugas – tada bus lengviau išnagrinėti ir pasirinkimų logiką.

Valymo paslaugų užsakymas

Jei jūsų įmonė yra tiesiog dirbanti kokiame nors ofise, kelios dešimtys žmonių, kurie nedirba jokių mechaninių darbų, jokios gamybos – vargu, ar norėsite sukti galvą apie tai, kur pasamdyti valytoją, kokias valymo priemones pirkti ir ką daryti, kai valytojas norės išeiti atostogų ar susirgs. Daug paprasčiau bus užsisakyti tokias paslaugas iš kokios nors įmonės, kuri būtent tokias paslaugas ir teikia. Bus gal ir brangiau, nei turėti savo valytoją, bet nereiks sukti galvos. O gal bus netgi ir pigiau.

Bet kas bus, jei valymo paslaugas pirksite, būdami, pvz., ligonine ar restoranu? Kai kuriose veiklose patalpų valymas yra vienas iš esminių palaikančių procesų, todėl tai reiškia, kad valytojas yra samdomas faktiškai pilnu etatu, pilnai dienai, o gal netgi ir ne vienas. Kas tada gaunasi? Ogi tas, kad šitaip samdydamas valytoją, turi papildomai mokėti dar ir išorinei paslaugų firmai, bet kas prasčiausia – valytoją reiks mokyti būtent tavo įmonei būdingų specifikų – pvz., padidintos saugos ir panašiai, o kadangi valytojai bus besikeičiantys – tai jie dirbs prasčiau.

Taigi, jei valymo procesas yra vienas iš esminių palaikančių procesų, iš išorinės firmos imamos valymo paslaugos bus tuo pat metu ir brangesnės, ir prastesnės. Ir kuo jūsų procesas bus specifiškesnis, tuo tos išorinės paslaugos mažiau jums tiks, ir tuo jos brangiau kainuos.

Jei jūs iš išorinės firmos valymo paslaugas imsite operacinių ar reanimacinių priežiūrai – jūs turėsite išvis dideles problemas. O jei jūs dirbsite biotech srityje, kur yra ypatingai aukšta biologinė sauga, išorinė valymo paslaugų samda jums išvis tiktai griaus procesą, o jūsų laboratorijos dėl to taps nedarbingos.

Įsivaizduokite tokius švaros reikalavimus, kur prisilietus prie netinkamo daikto, turi nusimauti pirštines ir užsimauti kitas, atlikdamas dar ir dezinfekciją. Apie tai, kad su kokiu nors skudurėliu, kuriuo valei vieną stalą, valytum ir antrą stalą – negali būti nei kalbos. Ir pabandykite apmokyti to kažkokį valytoją – nebus lengva. Apie tai, kad išorinės įmonės galėtų patikimai teikti tokio valymo paslaugas – negali būti nei kalbos. Ir jei kas nors iš tokių organizacijų pabando išorines valymo paslaugas pirkti – viskas baigiasi tuo, kad laboratorijų dabuotojai tiesiog uždraudžia į laboratorijų patalpas bet kokiems valytojams išvis įeiti, ir tada valosi patys. Bet kokia tada gaunasi valančio darbuotojo kaina? Keli tūkstančiai eurų per mėnesį?

Taigi, ne visada valymo paslaugas galima outsourcinti. Reikia tą daryti apgalvotai, atsižvelgiant į tai, kiek svarbus tas valymas būtent jūsų veiklai.

IT paslaugos – išorinės ar vidinės?

Tie patys dėsniai galioja ir IT paslaugoms, ir čia mes galime nustatyti paprastus pasirinkimo kriterijus. Bendriausias kriterijus yra paprastas: kadangi outsourcingu užsiimanti ir IT paslaugas teikianti įmonė išlošia iš paslaugų universalumo (visiems teikia vienodas paslaugas, todėl gali teikti jas pigiai, greitai ir didelėmis apimtimis), outsourcingas gerai veikia tada, kai jūs perkate būtent tas universalias paslaugas.

Čia pora esminių klausimų, kurie leidžia suprasti, kad IT paslaugas galite pirkti iš išorinių tiekėjų, pigiau ir efektyviau:

  • Ar jūsų įmonėje darbo vietų yra daug, ar mažai? Jei turite iki kelių dešimčių darbo vietų, jums vargu ar apsimokės turėti nuosavą IT specialistą. Tipinis atvejis – kai įmonė gali turėti tik vieną IT specialistą, nes dviems tiesiog nebus tiek darbo.
    • Netgi jei išorinė įmonė kainuos truputį brangiau, bus specialisto pakeičiamumas. O kaina išties gali būti ir mažesnė, nei atskiro žmogaus samdymas.
  • Ar jūsų įmonė naudoja standartinę programinę įrangą, ar ir kokią nors specializuotą? Jei visos programos, kurias naudojate – tai Word, Excel ir kitos Microsoft Office programos (arba, pvz., Open Office, Libre Office), jei naudojate įprastą pašto programą (Outlook ar Thunderbird), o jokių specifinių, retesnių programų neturite – tai vargu, ar jums reikės darbuotojo, kuris turi specialių žinių būtent apie jūsų įmonę. Jums vienodai gerai padės bet kuris IT specialistas.
    • Ten, kur yra tiktai standartinės programos, nereikia tokių specialistų, kurie būtų prisitaikę būtent prie jūsų – tiks visi. Išorinė įmonė padės kuo geriausiai.

Jei abu klausimai jums duoda aiškų atsakymą – pirkti paslaugas iš IT paslaugų tiekėjo – tai akivaizdu, kad taip ir reikia daryti. Nedidelei, vien standartines IT priemones naudojančiai įmonei nėra ko galvoti apie nuosavą IT padalinį.

O visai kitokie pasirinkimai būna, jei IT paslaugos jūsų įmonei yra svarbesnės, nei šiaip eilinėms įmonėms.

  • Ar jūsų įmonėje labai daug darbo vietų? Gal būt jums aptarnauti reikia 3-5 IT specialistų – tada verta pamąstyti ir apie tai, kad gal savo IT padalinys gali būti ir pigesnis, ir greitesnis, ir, gal būt, duodantis kažkokių geresnių galimybių (pvz., galintis sugalvoti jums naujovių, pradedant nuotoliniu darbu ir baigiant darbo vietų automatizavimu).
    • Kai IT specialistų turėsite gana daug, kaina bus mažesnė, o jų reagavimo greitis bus didesnis, nei išorinės įmonės.
  • Ar jūsų įmonė turi retesnės programinės įrangos, kuri gana specifiškai konfigūruojama, pritaikoma būtent jūsų poreikiams, pvz., CRM programų, GIS sistemų, nuotolinio valdymo sistemų, kurias gal ir gali sukonfigūruoti kažkokia kita firma, bet tai nebus standartinės IT paslaugos, kurias moka suteikti bet kuris IT specialistas? Tokiu atveju jau verta pamąstyti ir apie savo nuosavą specialistą, kuris padėtų jums būtent su tokia programine įranga, būtent su tokiomis sistemomis.
    • Tokiu atveju netgi pavienis, būtent jūsų įmonės sėkme suinteresuotas IT specialistas gali jums smarkiai pagerinti gyvenimą, tiesiog jus gerai pakonsultuodamas, padėdamas geriau pasirinkti.
  • Ar jūsų įmonė turi sistemų, kurios labai sudėtingai konfigūruotos ir pritaikytos jūsų poreikiams, arba išvis būtent jums suprogramuotų sistemų ar kokių nors smarkiai specializuotų IT sprendimų, kurių mažai kas turi? Jei kokios nors sistemos tiekėjas programinę įrangą tiekia tiktai jums – jis arba lups iš jūsų kuo didesnius pinigus, arba tiesiog jumis nesirūpins.
    • Tokiais atvejais labai verta galvoti apie savo IT skyrių, kur būtų keli specialistai, besirūpinantys būtent jumis.
  • Ar jūsų įmonės veikla, pelningumas, pajamingumas, sėkmė rinkoje kritiškai priklauso nuo įvairių IT paslaugų, netgi jei tos paslaugos standartinės? Jei taip, jums reikia IT specialistų, kurie būtų žinantys būtent jūsų įmonės verslo procesus.
    • Tokiu atveju jums padėti gali tik specialistas, kuris išmano ir IT, ir būtent jūsų verslą – o tai tikrai nebus žmogus iš IT paslaugų teikėjo.

Kuo jūsų IT reikalavimai didesni ir sudėtingesni, tuo mažiau naudos ir daugiau problemų jums kels išorinis IT paslaugų tiekėjas. Jei dauguma klausimų rodo, kad jums reikia nuosavo IT skyriaus – t.y., jūs didelė įmonė, su šimtais aptarnaujamų IT taškų, su specializuotomis sistemomis, su verslu priklausančiu nuo IT – paslaugų outsorcingas jums kels daugiau problemų, nei naudos.

Aišku, didžiausias prieštaravimas, daugelį sulaikantis nuo nuosavo IT skyriaus – tai, kad IT procesus ne taip lengva suvaldyti, o su IT specialistais – ne visada įmanoma susikalbėti. Tačiau tai jau kiek kita tema – apie IT procesų valdymą. Būtinai apie tai parašysim, nes sprendimų yra, ir dažnai jie visai paprasti, tačiau duodantys stebuklingai gerus rezultatus.