Bet kuris projektas turi penkias stadijas, nesvarbu, ar jūs to norite, ar nenorite. Tiesiog jei jūs suprantate tas stadijas, tai reiškia, kad galite jas suvaldyti gerai. O jei nesuprantate – tai reiškia, kad nieko suvaldyti negalite. Pagal tą supratimą galima nesunkiai atskirti kai kuriuos šarlatanus, kurie sako, kad nieko svarbaus nėra, ir kad esą šiuolaikinis projektų valdymas gali būti be jokių ten stadijų ir panašiai.

Projektų valdymas, bendras procesas

Projektų valdymo procesas yra gana nesudėtingas, bet visvien turi neišvengiamas stadijas. Bene daugiausiai painiavos būna vidurinėje dalyje, kur yra vykdymas (sprendimai), stebėsena ir laikas nuo laiko pasitaikantis pakartotinis perplanavimas.

Visos projektų valdymo stadijos yra labai paprastos ir natūralios, jos būna paremtos SMART principu (Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Timely), bet apie tą principą gal kiek kitą kartą. Jau buvo straipsnis ir apie dar vieną projektų valdymo principą – OTOBOS (On Time, On Budget, On Scope).

Pirma stadija – inicijavimas

Pradėkime nuo pirmos projekto stadijos, incicijavimo.

Ar gali būti projektas apie tai, ko nei nesugalvojai? Aišku, kad negali būti. O šita inicijavimo stadija būtent tam ir skirta – inicijavimui. Tiesiog tam, kad būtų sugalvota, kuo išvis užsiimti. Jei turite gerą idėją ir ją norite realizuoti – tai štai jums ir inicijavimo stadija.

Kai apmąstote, apkalbate tą idėją, ją suformuluojate iki to, kad ir pats, ir kiti suprastų, ir tada nusprendėte, kad projektas bus daromas – štai jau stadija ir užbaigta.

Antra stadija – planavimas

Antra projekto stadija – tai planavimo veiksmai. Ir jie būna visada, ir jie neišvengiami. Kad ir koks bebūtų projektas, visvien bent minimaliai reiks įsivaizduoti, kas bus daroma, kiek maždaug tai kainuos, kiek reikės žmonių. Gal prireiks įsivertinti ir rizikas, o gal prireiks ir darbus paskirstyti.

Jei planavimas būna prastas, paaiškėja, kad projektas kainuoja visai ne tiek, kiek atrodė. Jei planavimas būna geras, jis sunaudoja labai daug laiko, bet sutaupo nepaprastai daug laiko vėliau.

Pagal antrą stadiją galima atskirti prastus projektų vadovus nuo gerų: prasti aiškina, kad planavimo nereikia (kartais netgi absurdiškai pradeda pasakoti apie tai, kad esą Agile leidžia neplanuoti), tuo tarpu geri ir prityrę projektų vadovai sėdi ir dėlioja darbus, kol galų gale nubraižo didesnį ar mažesnį Gantt grafiką.

Taip ar anaip, netgi ir labai bandant planavimo išvengti, visvien kažkiek planavimo būna. Juk tenka įsivaizduoti, per kiek laiko, kokiomis apimtimis ir už kokią kainą gausis kažką padaryti? Tai štai šitai ir yra planavimas.

Trečia stadija – vykdymas ir kontrolė

Pats projekto darymas yra irgi projekto darymas. Reikia ne tik suplanuoti veiksmus, bet ir juos padaryti. Tai štai šita darymo stadija ir yra vykdymas ir kontrolė.

Čia priimami sprendimai ir dėl projekto starto, ir dėl kitų veiksmų, įskaitant netgi ir blogą baigtį – projekto sustabdymą. Juk visada darote kažkokius sprednimus, kai vykdote projektą? Aišku, kad visada.

Taigi, šita stadija irgi neišvengiamai yra.

Ketvirta (paralelinė) stadija – stebėsena ir kontrolė

Trečia ir ketvirta stadijos tarpusavy pešasi dėl žodžio „kontrolė“, tad vienuose aprašymuose šitą žodį aptiksite trečioje, o kituose – ketvirtoje stadijoje. Bet kuriuo atveju esmė labai paprasta: kaip bevykdytumėte projektą, visada jums reiks žinoti, kaip jis vyksta. T.y., stebėti, ar laiku, ar tinkamomis apimtimis, ar už tinkamą kainą.

Stebėsena visada žiūri, ar tikslai buvo laiku pasiekti, o jei tikslų pasiekti nesigauna – tada tenka daryti kažkokius pokyčius – dėti daugiau resursų, o gal daugiau dėmesio, o gal dar kažko.

Natūralu, kad kaip bevyktų projektas, visvien kažkas stebės jo būseną, nes kitaip projektas nevyks.

Penkta stadija – projekto užbaigimas

Galų gale, kai projektas buvo užbaigtas, jis yra kaip nors uždaromas. Jei projektas neuždaromas – tai jis ir lieka neužbaigtas, ir kabo, ir niekas nežino, ką daryti.

O kai viskas tvarkoje – projektas tturi ir naudotoją, ir visi jo dalyviai gali aptarti, kas ten gavosi, o kas nesigavo. Galų gale, netgi jei projektas nepavyko, jis visvien būna uždaromas. Neišeina projekto neuždaryti. Netgi jei tyčia neuždarinėsi, tai jis galų gale kaip nors savaime užsidarys.

Užbaigiant apie projektų valdymo stadijas

Kaip matote, kaip besisuksi, visi projektai neišvengiamai turi penkias stadijas. Tiesiog vieni projektų vadovai tas stadijas supranta ir žino, į ką kokioje stadijoje labiausiai kreipti dėmesį, tuo tarpu kiti – būna, kad pasakoja makaronus apie tai, kaip jie esą dirba pagal Agile, o ten jokių stadijų esą nėra ir panašiai. Jei jūs perskaitėte šitą straipsnį, tai jau žinote daugiau, nei tie Agile besidangstantys veikėjai.

Beje, Agile projektų valdymas irgi labai įdomus, jame kai kur kitur perdėlioti akcentai. Geras projektų valdymo žinojimas leidžia suprasti ir svarbiausius Agile privalumus – būtent kodėl kitaip ir kitur tenka akcentus dėlioti tais atvejais, kai projektinė aplinka sunkiai prognozuojama ir greitai kintanti (t.y., neapibrėžtinė).