Vienas iš svarbiausių projektų valdymo principų yra taip vadinamas OTOBOS – „On Time, On Budget, On Scope“ – laiku, už numatytus pinigus, numatytomis apimtimis. Tas principas labai paprastas, tačiau kraštutinai sunkiai įgyvendinamas. Norint bent jau dalinai įgyvendinti šitą paprastą principą, reikia gana nemažos patirties.

Laivas Vasa

Laivas Vasa buvo vienas iš prasto projektų valdymo pavyzdžių – laivas buvo statytas skubomis, visiškai neatsižvelgiant į plūdrumą, kainavo nepaprastai brangiai ir nuskendo, nuplaukęs gal kilometrą.

Yra toksai anekdotas: ateina žmogus į batų taisyklą ir prašo, kad jam batus pataisytų. O batsiuvys sako: „nėra problemų, taisau greitai, pigiai ir kokybiškai, bet tik du iš šitų dalykų, kuriuos pasirinksite. Jei bus greitai ir kokybiškai – tai brangiai. Jei pigiai ir kokybiškai – tai negreitai. O jei greitai ir pigiai – tai nekokybiškai“.

Šitas anekdotas yra apie pačią projektų valdymo esmę – kaina, laikas ir kokybė (apimtys) yra susiję tarpusavyje. Tiesa, labai patyrusios, geros įmonės visgi moka pasiekti to, kad būtų ir pigiai, ir greitai, ir kokybiškai. Bet tai visgi retos išimtys.

Gal kiek dažnesni atvejai, kur būna ir negreitai, ir nekokybiškai, ir brangiai – būtent tuo pasižymi daugelis įmonių, kuriose visiškas chaosas. Jei projektų vadovas nesugeba išsiaiškinti, ko klientui reikia, jei darbai nesuderinami, jei planavimas prastas – reiškia, kad bus daug bėdų:

  • Darbai nesuplanuoti – kažkurie padaryti per anksti (pvz., statybininkai nudažė pastato sienas prieš tinkavimą), juos reiks daryti iš naujo, dar kažkurie darbai šiaip pavėlavę – ir projektas iškrenta iš laiko ribų. Pavėlavimai.
  • Darbai padaryti ne ten, kur reikia, pripirkta ne to, ko reikia, kažkur brokas (dėl to reikia perdarinėti) – ir renkasi papildomos išlaidos. Per brangiai.
  • Pritrūko pinigų, kažkurie darbai buvo pamiršti, kažkas darė ne tą, ko reikia – ir galų gale projektas gaunasi įvykdytas nepilnai, ne tomis apimtimis, kaip sutarta, atliekamais laiko resursais ir panašiai. Gauni per mažai.

Atkreipkim dėmesį į tai, kad pinigų problemos padidina darbo apimtis ir trukmę, uždelsimai sukelia papildomas išlaidas ir darbo apimtis, o darbų apimčių nesuvaldymas augina išlaidas ir vėlgi didina trukmes. Dėl to problemos linkę augti kardinaliai greičiau, nei projekto sudėtingumas.

Kadangi sidabrinės kulkos nėra, tai ir būdų, kurie stebuklingai išspręstų tokias problemas irgi nėra. Bet yra daug daug mažesnių ir didesnių įrankių, pradedant Gantt lentelėmis ir baigiant tiesiog priemonėmis darbų valdymui, tokiomis kaip Kaban lentos ar netgi elementarūs kalendoriai.