Susirinkimai, per kuriuos aptariamos einamosios bėdos, randami ir padaromi sprendimai, pasiskirstoma darbais, nustatomi prioritetai ir taip toliau – tai tiesiog būtinas kiekvienos įmonės darbo elementas. Jei susirinkimų nėra – tai reiškia, kad problemų sprendimas yra baisiai neefektyvus, nekontroliuojamas, darbai perskirstomi sunkiai, žmonės negali vieni kitų pakeisti, silpnai žino situaciją ir taip toliau. Taigi, jei susirinkimai neorganizuojami, tai smulkių ir stambesnių bėdų būna begalės, ir tos bėdos nesisprendžia.

Viduramžių kalendorius

Ankstyvųjų Viduramžių kalendorius, karolingai, 817 metai. Jau tada žmonės planuodavo – tam ir reikalingi buvo kalendoriai.

Kitą vertus, daugelis puikiai žino, kad prastai organizuoti susirinkimai tampa dar vienu biurokratiniu jovalu, kur galima be galo ir be krašto kažką svarstyti, negaunant jokio produktyvaus rezultato. Taigi, jei jau susirinkimai organizuojami, jie turi būti maksimaliai efektyvūs.

Susirinkimų organizavimo sąlygos

Ko reikia susirinkimui?

  • Pirmiausiai, reikia stabilaus laiko, rekomenduojame kartą per savaitę, antradieniais, 10 ryto (kada nors dar parašysime, kodėl).
  • Reikia griežtos susirinkimo minučių tvarkos: visada turi būti skiriamas vienas atsakingas kas turi daryti užrašus – taip vadinamas minutes. Tas žmogus gali būti ir nuolatinis, ir besikeičiantis. Tai neturi būti padalinio vadovas.
  • Minutės turi būti persiunčiamos elektroniniu paštu visiems dalyviams
  • Minutėse turi būti įrašomi visi šie dalykai, labai konkrečiai, punktais:
    • Kas buvo svarstoma
    • Kas nuspręsta
    • Iki kada turi būti padaryta
    • Kas atsakingas už padarymą
    • Ar punktas perkeliamas iš ankstesnės savaitės į kitą
  • Jei kažkuris nuspręstas punktas negali būti padarytas per savaitę, jis tiesiog perkeliamas į kitą savaitę, tačiau savaitiniame susitikime yra sutikrinama, kaip vyksta jo eiga, ar viskas tvarkoje, ar nereikia kažko koreguoti.
  • Kiekvienas naujas susitikimas turi būti pradedamas nuo ankstesnių minučių, peržiūrint jų rezultatus. Naujose minutėse turi būti parašyti rezultatai:
    • Kas buvo svarstoma (senų minučių punktas)
    • Koks rezultatas
    • Ar punktas perkeliamas iš ankstesnės savaitės į kitą

Ką svarbu turėti omeny, organizuojant susirinkimus

Rekomenduojame įprastiems susirinkimams skirti ne daugiau pusvalandžio, nors pradžioje, pirmus 5-15 kartų susirinkimai gali trukti ir valandą-pusantros (į tokį pereinamąjį periodą svarbu atsižvelgti, kai tik įvedama susirinkimų tvarka). Bet einant laikui, klausimai spręsis, problemos tvarkysis, tvarka aiškės ir susirinkimai trumpės.

Susirinkimų sėkmės raktas – minutės. Jų daugelis nenori daryti, dažnai numojama į jas ranka („nes visvien gi atsimenam”) ar jos daromos nepilnai (pvz., nenurodant datų, atsakomybių ar punkto perkėlimų į kitą susirinkimą), bet būtent nuo to priklauso, ar susirinkimai duos rezultatą. Minutės yra kritinės – jei jos nedaromos, galite skaityti, kad turite ne susirinkimą, o pramoginį laiką.

Susirinkimui skirtas laikas turi būti skirtas būtent susirinkimui. Kiti darbai susirinkimo metu (pvz., atsakinėjimai į elektroninius laiškus) turi būti draudžiami. Jei kažkam būtina atsakyti telefono skambutį, laišką ar pan., visas susirinkimas turi būti stabdomas. Susirinkimo stabdymas reiškia, kad tas skambutis ar emeilas yra svarbesnis už visą susirinkimą, todėl tokia stabdymo tvarka padeda labai staigiai susidėlioti tokių darbų prioritetus – kas yra svarbiau.

Aplinka, sąlygos ir baldai turi atspindėti susirinkimo paskirtį – jei susirinkimas yra greitos priežiūros, darbų pasiskirstymo tipo – galima atlikti jį stovint, tai skatins neužsibūti. Bet jei susirinkimas yra kūrybinis (brainstorming) – tai visiškai kito tipo susirinkimas, kuriam reiks ir daugiau laiko, ir maksimalių patogumų, galimybės atsipalaiduoti. Tokiu atveju itin gerai tinka sėdmaišiai.

Į susirinkimus turi būti kviečiami ir kitų padalinių darbuotojai, jei tik susirinkime vyksta su kitais padaliniais susiję sprendimai. Kitų padalinių darbuotojai gali labai palengvinti ir informacijos gavimą, ir vėlesnius sprendimus.

Beje, kad būtų gerai, komfortiška, patariame susirinkimui išsivirti kavos, pasiimti kokių nors saldainių ar kažko panašaus. Kai jautiesi gerai, tai ir sprendimai geriau juda.

Pratura teikia procesų gerinimo paslaugas įvairiose srityse - projektų valdymo, tiekimo, pardavimų, gamybos, klientų aptarnavimo ir kt..

Susisiekite su mumis ir mes jums padėsime pagerinti procesus jūsų įmonėje: